Comment préparer son entreprise à toutes les situations

Une gestion avisée et un développement continu sont les clés de la réussite d’une entreprise. Mais que se passe-t-il si le chef d’entreprise n’est soudain plus en capacité d’agir, par exemple à cause d’un accident ou d’une grave maladie? Même si un successeur a déjà été désigné pour reprendre les rênes de la société, un tel événement peut placer l’organisation en situation de crise. 

Pour préserver l’activité et la stabilité de l’entreprise malgré les imprévus, le chef d’entreprise a intérêt à prendre différentes dispositions, notamment organiser une représentation adéquate, élaborer un plan d’urgence et préparer une planification successorale prenant aussi en compte la protection financière des héritiers .

Les chefs d’entreprise peuvent envisager les six mesures suivantes pour prévenir les risques:

1. Constitution d‘une suppléance dotée d'un pouvoir de délégation

Il est essentiel de désigner clairement sa représentation à la tête de l’entreprise afin que celle-ci conserve en tout temps sa capacité d’action. Ce représentant doit non seulement se voir confier les intérêts essentiels de l’entreprise, mais aussi être investi des pouvoirs juridiques nécessaires pour exercer pleinement ses fonctions.

Il est, à cet égard, recommandé de lui conférer une délégation de pouvoir, par exemple sous forme de procuration individuelle. Le mandataire pourra ainsi réaliser tous les actes juridiques au nom de l’entreprise. La procuration peut être limitée à un ou plusieurs domaines d’activité.

2. Donner une procuration d’actionnaire et une procuration bancaire 

Une procuration d’actionnaire permet d’autoriser une personne de confiance à exécuter des tâches importantes, comme la participation à l’assemblée générale, l’élection des membres du conseil d’administration et le vote des décisions importantes pour l’entreprise. Insérer une clause de maintien en vigueur dans la procuration peut, par ailleurs, prémunir contre les interruptions jusqu’à la validation du mandat en cas d’incapacité de discernement. Selon les statuts, il est possible de désigner un ou plusieurs actionnaires.

La procuration bancaire permet à votre représentant de réaliser des opérations financières au nom de votre entreprise. Il est utile d’avoir accès aux liquidités pour préserver la capacité de paiement de l’organisation et réagir rapidement aux difficultés financières.

Une convention d’actionnaires peut également être opportune. Si la procuration d’actionnaire définit une représentation, la convention d’actionnaires règle la cession de vos actions en cas d’incapacité de discernement ou de décès. Cette convention peut notamment prévoir que les autres actionnaires disposeront d’un droit d’achat de vos parts de l’entreprise. Grâce à cette disposition, vous ou vos héritiers serez dédommagés par une compensation financière déterminée.

3. Rédiger un mandat pour cause d’inaptitude

Le mandat pour cause d’inaptitude peut être librement rédigé et n’entre en vigueur que si vous perdez votre capacité de discernement. Il permet de confier votre représentation à une personne déterminée et d’éviter la désignation d’un curateur par les autorités. Outre les questions médicales, le mandat pour cause d’inaptitude couvre la gestion de votre patrimoine et permet la pleine poursuite de l’exploitation de l’entreprise. Tout comme la procuration d’actionnaire, il peut, par exemple, stipuler qui représente les droits d’actionnaire du chef d’entreprise à l’assemblée générale et peut décider de la désignation ou de la révocation des membres du conseil d’administration. 

4. Faire administrer la succession par un exécuteur testamentaire 

L’entreprise représente souvent le principal actif du chef d’entreprise. Il est donc important de prévoir ce qu’il adviendra de la participation en cas de décès. 
Si le défunt est marié, il faut d’abord procéder à la liquidation du régime matrimonial. À défaut d’autre disposition, c’est le régime de la participation aux acquêts qui s’applique. Celui-ci prévoit qu’en cas de décès, la moitié du patrimoine constitué durant le mariage revient à l’époux survivant. Selon le cas, cela vaut aussi pour l’entreprise.
S’il existe plusieurs héritiers, la totalité de la succession, y compris l’entreprise, est dévolue à la communauté des héritiers. Le partage successoral peut parfois prendre des mois, voire des années. Les capacités opérationnelles de l’entreprise peuvent pendant ce temps se trouver limitées, puisque la communauté des héritiers ne peut prendre des décisions qu’à l’unanimité.
Un exécuteur testamentaire peut préparer le partage successoral conformément à vos volontés et gérer la succession selon vos désirs. Cela peut notamment comprendre la gestion des actions, y compris l’exercice des droits de vote. Vous pouvez ainsi vous assurer que votre entreprise restera opérationnelle après votre décès.

5. Vérifier ses prestations de prévoyance

Il est important pour un chef d’entreprise de réfléchir aux prestations financières qu’il pourra solliciter en cas d’invalidité durable causée par une maladie ou un accident. Il doit également se demander quelles prestations ses proches peuvent espérer s’il décède.
Il convient donc de vérifier si les prestations actuelles des différents régimes de prévoyance (1er, 2e et 3e piliers) couvrent effectivement vos besoins. Répondez, pour ce faire, aux questions suivantes: les prestations ont-elles été réglées en fonction de votre situation? Le partenaire de vie doit-il être activement déclaré pour obtenir la rente de survivant? Les exigences réglementaires sont-elles satisfaites?
Souscrire une assurance décès peut, par ailleurs, être judicieux pour couvrir parfaitement vos proches ou fournir à votre partenaire commercial les liquidités nécessaires pour reprendre vos parts de l’entreprise.

6. Sécuriser l’accès aux documents importants et la gestion des données

Un autre facteur décisif pour la capacité opérationnelle de votre entreprise est l’accès sécurisé à l’ensemble des données importantes, des documents et des mots de passe.
Il est recommandé d’effectuer régulièrement des sauvegardes et d’utiliser des services cloud sécurisés pour stocker toutes les données stratégiques. Vous pouvez, par ailleurs, utiliser un gestionnaire de mots de passe pour sauvegarder tous les droits d’accès de manière sécurisée. 
Conservez aussi tous les documents importants dans un lieu sûr et facilement accessible. Il s’agit notamment de votre mandat pour cause d’inaptitude, de votre contrat de mariage et de votre pacte successoral, de votre testament, de vos directives anticipées du patient ou autres instructions importantes et des documents juridiques. Indiquez à votre personne de confiance comment les trouver et les utiliser en cas d’urgence.

Conclusion

Les chefs d’entreprise peuvent assurer la poursuite des activités de leur société sur le long terme grâce à une planification rigoureuse et préventive. En désignant une personne de confiance pour le mandat pour cause d’inaptitude ainsi qu’un représentant pour la gestion des affaires et en garantissant l’accès aux données et documents importants, mais aussi une protection optimale de votre famille, vous vous assurez que votre entreprise restera opérationnelle et stable, même en votre absence. 
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